Secretos tabla dinámica

secretos tabla dinámica

3 secretos para hacer una BUENA tabla dinámica

Secretos tabla dinámica. Seguro que ya sabes hacer tablas dinámicas o al menos haz escuchado sobre ellas.

Puede que sean grandes amigas tuyas o que te provoquen terribles dolores de cabeza cada que intentas hacer una, por eso hoy voy a ayudarte compartiéndote los 3 secretos para hacer una BUENA tabla dinámica.

Deja de pelearte con los datos o perderte entre los pasos a seguir, en menos de 5 minutos te volverás un experto dominando los secretos de tablas dinámicas.

¿Para qué sirve?

Las tablas dinámicas son una herramienta indispensable de Excel para que de una base de datos cruda se pueda obtener un reporte claro y conciso.

Ejemplo

Hoy voy a enseñarte los secretos de una tabla dinámica, pero primero…

Empecemos definiendo algunos conceptos que te serán de gran ayuda. 

¿Qué es una tabla dinámica? 

Una tabla dinámica es una herramienta de Excel que te servirá para que de una base de datos se pueda obtener un reporte. 

¿Qué es un reporte? 

Un reporte es un resumen de información a través del cual se analizan ciertas variables para la toma de decisiones. 

El primer secreto que quiero que aprendas es:  cuál es la diferencia entre una base de datos y un reporte. 

La base de datos contiene datos crudos, por ejemplo, en la imagen te presento una base de datos que tengo de empleados.

Si observas tiene diferentes columnas cada una identificada con un encabezado distinto, en mi columna Apellido contiene solo ese tipo de información, puros apellidos. Mientras que en la columna Departamento, solo tengo la información de los departamentos y así sucesivamente con las demás

Estos son datos crudos, aún no tienen un resumen, si tú quieres un resumen entonces deja de ser una base de datos y pasa a ser un reporte. 

bases de datos

Por ejemplo, el siguiente caso es un reporte en el que solo tengo dos variables, la variable departamento y la variable salario y tengo información para tomar decisiones en relación al departamento y el salario. 

reporte excel

Ahora te muestro otro ejemplo, observa la siguiente imagen y piensa un momento, ¿Esto es una base de datos? 

base de datos o reporte

Si pensaste en un rotundo NO, te felicito, estas en lo correcto, esta NO es una base de datos, si por el contrario pensaste que sí, déjame explicarte por qué no es una base de datos. 

Como puedes observar en la imagen tienes dos variables, la primera es país y la otra es mes, estas dos variables ya se están cruzando y  ya existe un resultado numérico de ellas para tomar una decisión. 

Es muy importante que entiendas la diferencia entre una base de datos y un reporte, porque ¿Qué crees?, las tablas dinámicas se crean de las bases de datos. 

Ahora te comparto el segundo secreto que es:

Para crear una tabla dinámica debes de definir tu base de datos como una tabla, te muestro cómo hacerlo.

Primero selecciona tu rango de la base de datos con Ctrl + *. 

Después dirígete al menú Insertar y selecciona la opción Tabla. Excel te va a preguntar si tu rango de datos es correcto, verifícalo y después da clic en AceptarEnter. 

insertar tabla en excel

Aparecerá el menú Diseño de Tabla. En la parte superior izquierda busca la sección Propiedades, da clic sobre el cuadro Nombre de la tabla y escribe un nombre para la tabla. En este caso la llamaré TBase.

Por último para que se quede el registro de ese nombre que ya le diste presiona Enter.

nombre tabla TBase

¿Por qué es tan importante antes de hacer una tabla dinámica definir los datos como tabla? 

Porque si la base de datos se hace más grande o más pequeña en automático la tabla dinámica lo va a reconocer, siempre y cuando hayas definido tu base de datos como tabla, tal y como te lo acabo de enseñar. 

El siguiente paso es ir al menú Insertar y selecciona Tabla dinámica.

insertar tabla dinamica

En la ventana emergente que aparece en la sección Tabla o rango tienes que ingresar el nombre que le acabas de dar a tu tabla (en el ejemplo aparece TBase, porque así la nombre yo), activa la casilla Nueva hoja de cálculo para que la tabla dinámica se introduzca en una nueva hoja y da clic en Aceptar. 

insertar secretos tabla dinámica

Te abrirá la nueva hoja de cálculo con tu tabla dinámica en ella.

Para continuar observa que si posicionas tu mouse dentro de la tabla dinámica aparece el Panel de control, fuera de ella no hay panel de control, por lo tanto, tu celda activa tiene que estar dentro de la tabla dinámica. 

panel de control tabla dinamica

Y por último en estos secretos de tabla dinámica…

El 3 secreto para crear una buena tabla dinámica es:

Todos los profesionistas me preguntan ¿Qué pongo en mi tabla dinámica?,¿Qué variable pongo en que área? Sencillo, la respuesta a estas incógnitas es: ¿Qué quieres analizar? 

Digamos que quieres analizar por ejemplo la variable departamento, entonces busca en tu Panel de control la variable Departamento, da un clic sostenido y colócala en el Área de filas. Normalmente la variable de mayor peso para el análisis se coloca en el área de fila.

campos tabla dinámica Filas

La variable Departamento aparecerá con el título Etiquetas de fila en una nueva columna, da clic y colócale un nombre para identificarla después da Enter (en este caso se encuentra en la celda A3 yo le pondré el nombre Departamento).

variable departamento tabla dinamica

Ahora escoge tú segunda variable de análisis. En este caso yo quiero saber el salario por departamento, da clic en Salario y sin soltarlo jálalo hasta el área de Valores.

suma valores tabla dinamica

Y así de sencillo ya tienes tu reporte. Repite el proceso anterior para cambiar el nombre de esta nueva columna, en mi caso le llamaré Total Salario.

Pero para saber que hablamos de dinero en esta columna modifiquemos algo más, pongamos las cantidades a un formato de moneda. 

Primero regresa al panel de control y coloca tu mouse encima de Total salario, da clic izquierdo y selecciona la opción Configuración de campo de valor. 

formato moneda tabla dinamica

Enseguida aparecerá una ventana emergente, da clic en el botón Formato de número. 

En la siguiente ventana emergente selecciona la opción Moneda, aquí puedes elegir el tipo de moneda que quieres que se muestre y los números decimales. En mi caso quiero que tenga cero decimales, coloco un 0 y después da clic en Aceptar en todas las ventanas emergentes.

moneda sin decimales

Y listo, así de sencillo ya tienes completa tu tabla dinámica. 

final secretos tabla dinámica

En resumen los 3 secretos de tabla dinámica son: 

  1. Debes entender la diferencia entre una base de datos y un reporte, porque las tablas dinámicas provienen de las bases de datos. 
  2. Define tu tabla, convierte tu base de datos en una tabla con el comando insertar tabla. 
  3. ¿Qué pongo en una tabla dinámica?, la respuesta es ¿qué quieres analizar?, una vez que tengas identificado la variable que quieres analizar esa es la variable o variables que colocaras en el área de fila y después en el área de valores si es que quieres analizar algo como en este caso el salario de los departamentos. 

Espero te haya gustado el post pero sobre todo que te sea de mucha utilidad.

Si tienes otras dudas o buscas más información sobre los programas de Microsoft Office 365, visita las demás entradas del blog.

Seguro encontrarás algo que te ayude.

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