Aplicar formato condicional en una gráfica

Aplicar formato condicional a tu gráfica es un truco en Excel que te va a ahorrar mucho tiempo en tus reportes de la oficina. 

Debes de estar acostumbrado a hacer gráficas en todos los reportes que presentas, es una forma fácil y agradable que muestra los puntos destacables de tu reporte. Así que seguro tú y las gráficas en Excel ya son grandes amigos.

Pero imagina esto…

Enviaste el reporte de fin de mes, sólo te queda esperar el visto bueno y presentarlo.

Cuando de repente te dicen que no entienden nada. ¿Cuál es el punto clave? ¿Qué tengo que ver en estas gráficas?

Seguramente tu solución sería dar doble clic sobre el punto clave que quieres resaltar y cambiarle el color. ¿Y si esos datos cambian? ¿ Vas a ir gráfica por gráfica cambiando colores?

Hoy te traigo la solución para que hagas tu trabajo más rápido y al grano. Se trata de aplicar formato condicional en tu gráfica, sigue leyendo para saber como hacerlo.

¿Para qué sirve?

Formato condicional en gráficas te permite resaltar los datos clave de tu información según los criterios que establezcas. Es una forma sencilla de resaltar los datos en tus gráficas de manera automática. 

Ejemplo

En este ejercicio tengo una gráfica, la cual proviene de la base de datos que se encuentra al lado, en junta quiero resaltar el valor máximo, que en este caso es 1,500 en mi gráfica.  

De manera manual lo que puedo hacer es: doy un clic en la serie, espero unos tres segundos y le vuelvo a dar clic para seleccionar solo el elemento que tiene la cantidad máxima. 

Clic con el botón derecho, selecciono relleno y elijo un color de relleno. Hasta ahí todos felices y contentos. 

¿Pero que va a suceder en el siguiente semestre cuando mis ventas cambien y ahora el mayor ingreso esté en otro mes?

Tendría que estar realizando el mismo procedimiento manual para cambiar el color de la barra que quiero resaltar y esto suena un poco tedioso ¿no crees? 

Y es aquí en donde entra la estrella del día de hoy, el formato condicional.

Te preguntarás, ¿existe alguna forma de aplicarlo a mi gráfica?, la respuesta es, claro que existe, no existe un comando como tal que lo realice en automático, pero lo que sí existe es un truco para hacerlo y te muestro cómo.  

Empieza creando una nueva serie de datos al lado de la columna ventas, te sugiero nombrarlo máximo.

Dentro de ese rango lo que quiero es que encuentres el valor máximo de toda la serie ventas. 

El siguiente paso será aplicar la fórmula:  =SI(B8=max($B$8:$B$13), B8,0

Lo que se traduce como: si la celda B8 es igual al valor máximo de todo el rango de ventas (es un rango fijo y se fija con F4), si eso es cierto, que me devuelva el valor de la celda B8 (porque fue el valor máximo), sino que me devuelva el valor cero y da enter. 

Ahora ve a la esquina inferior derecha y da doble clic, con esto la fórmula se copiará en el resto de las celdas. 

Lo que sucede a continuación es que en automático te da el valor máximo de la serie de ventas, en este caso es 1,500.

Para comprobar que esta fórmula funciona, cambia tus valores y observa como en automático con ayuda de la fórmula identifica el valor máximo.

El siguiente paso de este súper truco es agregar esta serie a la gráfica. ¿Cómo agregas la serie a tu gráfica? 

Primero selecciona tu gráfica, da clic con el botón derecho y elige la opción Seleccionar datos.

En la ventana emergente da clic al botón Agregar.

En la nueva ventana emergente empieza colocando el nombre de la serie, en este caso se llama Máximo que se encuentra en la celda C7.

Después introduce el valor de la serie, que es el rango de la columna máximo que va de C8 a C13, selecciónalo y da clic en aceptar en todas las ventanas emergentes.

Y ya tienes agregada tu segunda serie, pero esta se colocó justo a lado. Hagamos que esta serie quede superpuesta a la serie 1. ¿Cómo hacemos eso?

Primero selecciona la serie que esta de color naranja, da clic con el botón derecho y selecciona la opción formato de etiquetas de datos. 

Segundo paso es asegurarte de que este seleccionada la serie, ¿Cómo lo haces?.

Empieza dando clic en la flecha de la opción que dice opciones de etiqueta y asegúrate de seleccionar la que dice serie “máximo”, no la que dice serie “máximo” etiquetas de datos, únicamente la que dice serie “máximo”.

Después podrás darte cuenta que efectivamente Excel seleccionó todos los elemento que corresponden a la serie máximo.

Ve a la parte que dice superposición de series y escribe 100% y da enter, esto provoca que la segunda serie quede encima de la primera. 

El siguiente paso es cambiar el color de la serie.

Primero da clic en el ícono de la jarra. 

Después ve a la jarra que se encuentra del lado derecho de la palabra color y selecciona el color que más te guste. Y para cerrar este menú solamente da clic en el tache.

Por último vamos a hacer la prueba de fuego. Cambia los valores de tus ventas y observa lo que sucede. 

Ahora tu gráfica tendrá formato condicional no importa si los datos cambian.

Si tienes otras dudas o buscas más información sobre los programas de Microsoft Office 365, visita las demás entradas del blog.

Seguro encontrarás algo que te ayude.