Formato Condicional en Tablas Dinámicas Excel

Formato Condicional en Tablas Dinámicas

Tal vez ya sabías aplicar formato condicional a los valores de tus tablas dinámicas, es un proceso relativamente sencillo. Pero… ¿Qué pasa si tu base de datos cambia o aumenta? Pues el formato condicional deja de actualizarse correctamente y tienes que aplicar nuevamente el formato a los nuevos conceptos.

No vas a hacer el formato otra vez, ¡Imagínate! ¿Hacer todo el proceso cada que tu base de datos crece? ¿Con cuantas tablas dinámicas tendrías que batallar?

Hoy te tengo la solución para esta encrucijada. Hazlo más rápido y fácil usando formato condicional ESPECIAL para tablas dinámicas, yo te enseño cómo lograrlo.

¿Para qué sirve?

El Formato Condicional ESPECIAL para tablas dinámicas te permitirá resaltar los datos importantes con color, evitando problemas si es que la base de datos cambia. Tu formato condicional permanecerá intacto y se aplicará a los nuevos datos.

Ejemplo

¿Alguna vez te has preguntado si puedes realizar un formato condicional en tus tablas dinámicas? O bien, ya introdujiste un formato condicional en tus tablas dinámicas, pero ¿estos no se actualizan?, hoy te resuelvo estas incógnitas con el siguiente ejemplo. 

Tenemos una tabla dinámica que nos muestra los totales del salario y porcentaje de cada puesto. 

Primero empecemos colocando un formato condicional tradicional en la columna de salario. 

Selecciona de la celda C8 a la C15, ve al menú Inicio, da clic en Formato condicional, para este ejemplo aplicaremos el Formato de barra de datos. Y escoge el color que más te agrade, yo escogeré el naranja. 

Por el momento todo parece estar muy bien. Pero, ¿Qué pasa si te diriges a tu base de datos y agregas un nuevo dato o modificas algo?

Dirígete a tú base de datos y modifica o agrega un nuevo dato, para este ejemplo yo  modificare la celda H23, cambiare Coordinador programador por la palabra Coordinador. 

Después de hacer el cambio regresa a tu tabla dinámica. 

Colócate en una de las celdas de tu tabla dinámica, ve al menú Análisis de tabla dinámica, da clic en la flechita del ícono Actualizar y selecciona Actualizar.

Te podrás dar cuenta que el nuevo dato que agregaste o modificaste no tiene el formato condicional que seleccionaste antes.

Esta es una de las desventajas de usar el formato condicional tradicional, al actualizar la tabla dinámica el formato condicional no se actualiza, es más, ya ni siquiera aparece, justo como ocurrió en este caso.

No te preocupes, te muestro el truco que soluciona esta situación. 

Antes de mostrarte la forma correcta de hacerlo, deshagamos el formato que tenemos e iniciemos de nuevo. 

Selecciona de la celda C8 a la C15, ve al menú Inicio, selecciona Formato condicional después elige Borrar reglas y da clic en Borrar reglas de las celdas seleccionadas. 

En seguida ve al menú Inicio, selecciona Formato condicional y da clic en Barras de datos, elegiré el color naranja (para este ejemplo), tú selecciona el formato condicional que estabas trabajando. 

La diferencia radicará en los siguientes pasos, convertiremos este formato condicional en uno especial para tablas dinámicas. 

Tus celdas seguirán seleccionadas, sin desmarcarlas ve al menú Inicio, selecciona Formato condicional y da clic en Administrar reglas.

Abrirá una ventana emergente, da clic en Editar regla. 

Después se despliega otra ventana emergente. En la primera sección que dice Aplicar regla a vas a seleccionar la Tercera opción, en este ejemplo lleva por título Todas las celdas que muestran valores “Total Salario” para “Puesto”, pero en tú caso puede variar por el nombre que tengan los encabezados de tu tabla dinámica, solo recuerda escoger la tercera opción. 

Finalmente da clic en Aceptar en todas las ventanas emergente y listo, con esto ya tienes un formato condicional especial para tablas dinámicas, súper fácil, ¿no lo crees? 

Solo comprobemos que la magia funciona. 

De nuevo ve a tu base de datos y agrega o modifica un dato, yo modificaré la celda H23 de nuevo, esta vez cambiare la palabra Coordinador por Asistente programador. 

Después de cambiar los datos regresa a tu tabla dinámica, colócate en una de las celdas de la tabla dinámica, ve al menú Análisis de tabla dinámica, selecciona el icono Actualizar y da clic en Actualizar. 

Y listo, la magia ocurrió. Aplicaste formato condicional especial para tablas dinámica y ahora si la base de datos aumenta el rango o cambia los valores en automático al actualizar la tabla dinámica el formato condicional también lo hará. 

Si tienes otras dudas o buscas más información sobre los programas de Microsoft Office 365, visita las demás entradas del blog.

Seguro encontrarás algo que te ayude.