Validación de Datos en Excel

La validación de datos en Excel es una herramienta conocida que te ayuda en la seguridad de tus datos en la hoja de cálculo.

En algún momento haz tenido que compartir tus archivos de Excel para que tus compañeros agreguen información extra, sin embargo cuando recibes el archivo de vuelta te das cuenta que agregaron cosas a celdas que no correspondían, o que escribieron mal las opciones.

Y claro, tienes que invertir horas y horas de trabajo en limpiar esos archivos.

Evítate esos problemas, tan simple y sencillo como usar validación de datos para darle a tus compañeros solamente ciertos valores de una lista de datos.

De esta forma te aseguras que tu archivo no va a ser destrozado y te ahorras esas horas extra de estar limpiando archivos de Excel.

¿Para qué sirve?

Hacer validación de datos en tu hoja de cálculo te permite tener la seguridad de que tus compañeros no pondrán información errónea o mal escrita, ahorrándote horas de trabajo.

Ejemplo

Te planteo el siguiente caso, tengo un archivo de Excel que yo quiero compartir con mi equipo de trabajo, pero yo quiero que en ciertas celdas escriban solamente algunas opciones que yo proporciono.

En este ejemplo tenemos dos opciones Publicado y Sin publicar, esto me va a ayudar a tener una hoja de cálculo con la información congruente, ya que mis colaboradores no podrán escribir datos ajenos a las opciones que les da la validación de datos.

Ahora, ¿Cómo se hace esa validación de datos? Vamos a comenzar yendo a la celda donde se encontrarán las opciones que vamos a agregar.

En este caso yo quiero que en mi celda les de las opciones de elegir entre ciertas redes sociales, para saber de que red social proviene.

Para comenzar necesitas tener la lista desplegable ya hecha, puedes hacerla en otra hoja del archivo, en mi caso yo ya tengo hecha la lista de las redes sociales que quiero que tengan como opción.

Una vez hecha la lista nos regresamos a la hoja donde queremos hacer la validación de datos.

Seleccionamos la celda donde queremos hacer la validación de datos y nos dirigimos al Menú Datos, después en Herramientas de datos buscamos y seleccionamos la opción Validación de datos.

En la ventana flotante iremos a la pestaña Configuración, después en las opciones de Permitir, seleccionamos Lista.

Seguimos en la pestaña de Configuración, iremos a la opción de Origen, donde tendremos que decirle cual es el rango de nuestros datos de origen, recuerda que esta es la lista que hicimos al inicio en otra hoja con las opciones que queremos mostrar.

Después nos dirigimos a la pestaña Mensaje de Error, aquí vamos a poder personalizar el mensaje que queremos que se muestre si es que alguien intenta meter un valor diferente a los que nosotros elegimos.

En este caso en titulo le pondremos ALERTA, y el mensaje de error será: Por favor, selecciona un valor de la lista.

Y damos clic en aceptar.

Y de esta forma estará lista nuestra validación de datos. Automáticamente al seleccionar la celda te aparece una flechita que si la seleccionas te despliega las opciones que tienes disponibles.

Pero si en algún momento decides que no quieres seguir teniendo la validación de datos, quitarlo es tan sencillo como ponerlo.

Vamos al Menú Datos, después nos dirigimos de nuevo a validación de datos. Y en la pestaña flotante en la parte de abajo seleccionamos la opción Borrar todos y después clic en Aceptar.

Y así nuestra validación de datos se habrá ido.

Si tienes otras dudas o buscas más información sobre los programas de Microsoft Office 365, visita las demás entradas del blog.

Seguro encontrarás algo que te ayude.