Tablas Excel sin macros 1

tablas excel

Tablas Excel – Asombrosas Tablas sin usar macros (Parte 1)

Tablas en Excel, es una herramienta comúnmente usada solamente para darle un formato agradable a los reportes.

Si tú también usas las tablas en Excel solamente como formato para tus datos déjame decirte que te estás perdiendo de todo el potencial que te ofrece la herramienta.

Por eso hoy te voy a enseñar a sacarle todo el provecho a usar Tablas en Excel. Además de todos sus beneficios cuando los usas para analizar tus datos.

Terminando con un reporte tan asombroso que todos creerán que usaste macros en lugar de tablas. Seguro que quieres saber como hacerlo, sigue leyendo para enterarte de todo.

¿Para qué sirve?

Usar Tablas en Excel te sirve para dar orden y estructura a tus datos, además de poner filtrar y organizar la información de forma automática para ahorrarte horas de trabajo.

Ejemplo

Hoy traigo para ti un tema buenísimo en Excel, observa los botones que se encuentran arriba de nuestra base de datos, al darle clic en otro departamento en automático la base de datos filtra la información de acuerdo al botón que presione. 

¿Cómo hice esto? ¿Es una tabla dinámica? No, ¿Es una macro? No, tampoco lo es.

Te estarás preguntando, entonces ¿Qué es?, quédate por que hice para ti una serie de dos partes súper interesantes en las que te comparto como realizar este tipo de tablas y algunos otros trucos.

botones tablas

En esta primera parte te voy a enseñar conceptos muy básicos que necesitas saber para poder llegar a esa maravillosa tabla que te conté, ¿listo?, vamos a hacerlo. 

Usualmente tienes una tabla sencilla como el ejemplo que te muestro, se trata de una tabla con la información de empleados. 

datos sin tabla

Primero debes indicarle a Excel que esta información se va a comportar como una tabla, para hacerlo tu celda activa tiene que estar dentro del rango de datos.

Después ve al menú Insertar, selecciona la opción Tabla. En una ventana emergente Excel te preguntara por el rango de tu tabla, en el espacio en blanco escribe el rango de tu tabla, para nuestro ejemplo el rango es =$B$5:I$29, activa la casilla que dice La tabla tiene encabezados y da clic en Aceptar. 

insertar tablas

Ahora observa que en la parte superior aparece una nueva pestaña del menú llamada Diseño de tabla, este es un menú contextual.

Si das clic afuera de la base de datos, este menú desaparece y si de nuevo vuelves a la base de datos volverá a aparecer el menú.

menu diseño de tabla

Lo primero que quiero que aprendas es a ponerle un nombre a esta tabla y se hace de la siguiente manera: 

De nuevo dale clic a una celda de tu tabla y ve al menú Diseño de tabla, encontrarás un recuadro que dice Nombre de la tabla, en ese espacio escribe el nombre que quieras darle a tú tabla y da Enter. 

Para este ejemplo yo la nombrare TEmpleados1. 

nombrar tabla

Observa que en la parte superior derecha tienes un botón que se llama Estilos rápidos, aquí puedes cambiar el estilo de tu tabla, esta es la primer ventaja que tienes cuando trabajas tú información como una tabla. 

En caso de que tuvieras un formato de antes que no te gusta, toma tu mouse, ponlo encima del formato, da clic derecho y selecciona la opción Aplicar y borrar formato, de esta manera indicas que se aplique el nuevo formato y se borre el anterior. 

estilos rapidos

El segundo beneficio que tienes es sorprendente cuando manejas tus datos en una tabla.

Ve al último registro en tu tabla y presiona la tecla Tabulador (Tab↔) y apropósito agrega la información del registro de arriba.

Observa que la fórmula que tienes arriba en automático se agregó al nuevo registro, no hay necesidad de copiar y pegar o arrastrarla. En conclusión, no tienes que hacer nada, más que presionar la tecla Tabulador (Tab↔) y en automático Excel te copia el formato y la fórmula de la celda de arriba.

tabulador tabla

Ahora, veamos otro ejemplo. 

Agrega una nueva columna en tu tabla, en este caso la llamaremos Salario nuevo y da Enter. 

Vamos a agregar una fórmula nueva, comienza escribiendo = y da clic en la celda del lado izquierdo. Te darás cuenta que no aparecerá como I6, ahora aparecerá como: @Salario. Significa que hace referencia a la celda activa de la columna Salario. 

Continuamos con la fórmula terminando que queremos multiplicar por 1.10. La fórmula quedaría de esta forma: =@Salario*1.10

Da Enter para agregar la fórmula.

formula salario nuevo

Da clic en el ícono que aparece en el lado inferior derecho de la celda y selecciona la opción Sobrescribir todas las celdas en esta columna con esta fórmula.

La fórmula se copiará en el resto de las celdas en automático.

Si sigues agregando filas con la tecla Tabulador las fórmulas se copiarán en automático en las nuevas filas.

sobreescribir en las celdas

Por último te voy a enseñar un truco más en esta primera parte. 

Selecciona tus dos últimos renglones, da clic con el botón derecho del mouse, ve a la opción Eliminar y da clic en la opción Filas de la tabla.

Y así de sencillo puedes eliminar las filas que no deseas tener en tu tabla de Excel. 

eliminar filas

Otro beneficio que puedes encontrar al usar tablas es que los títulos se quedan fijos en automático, Excel fija los títulos y ya no hay necesidad de que tú lo hagas. 

Esto es todo por la primera parte, espero que estos trucos que te enseñe al trabajar con una tabla te hayan gustado, los pongas en práctica y te sean de mucha utilidad. 

¡No te pierdas la segunda parte! 

 

Si tienes otras dudas o buscas más información sobre los programas de Microsoft Office 365, visita las demás entradas del blog.

Seguro encontrarás algo que te ayude.

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